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faxの送り方で確認しておきたい3つのポイント

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FAXの送り方で確認しておきたいポイント1.表書き

現在、ビジネスにおいて何かしらのやり取りを行う時には電子メールやビジネスチャットツールなどを利用していることがほとんどです。
そのため急にファックスを送るとなった時に意外に忘れがちなのがこの表書きというものです。

表書きとは言い換えるとFAX送信票のことで、ビジネスで使うときにはこれをつけてFAXを出すのがマナーとなっています。
では具体的に表書きではどのような事を表記すればいいのかというと、基本的にはFAXの送信先の会社や部署、もしくは個人の名前、そして送る側の会社や部署、もしくは個人の名前と電話・FAXの番号、そして送信日時とFAXで送る枚数などが基本的なものとなります。

ちなみにこれらの情報はパソコンのソフトを利用して作成するか、テンプレートだけを作っておきそこに手書きで書き込んで作成するかのどちらかの方法が一般的だと言われているので参考にしてください。

FAXの送り方で確認しておきたいポイント2.確実に相手に届いてるかどうか

電子メールやビジネスチャットツールなどでは、メッセージなどを送信すれば、送信できたのかどうかはメールソフトなどをチェックすれば、ほぼ確実に確認することができます。
しかしFAXでは相手にしっかりと届いてるかどうかを確認できる機能がついてるものはあまりないため、相手側に届いてるかどうかを確認することはFAXだけでは難しいのです。

そのため、一般的にはファックス送った後にはそれが届いてるかどうか相手に電話をかけて確認することがFAXが届いてるかを知るためにも、またマナー的にも良いとされています。

そのためFAXを送った後、相手側に確実に届いたと思われる時間帯に電話をしてチェックするようにすると良いでしょう。

FAXの送り方で確認しておきたいポイント3.FAXの内容が適しているかどうか

FAXを送る際、表書きと同様に案外忘れがちなのが、FAXの内容についてです。

FAXというものはその性質上、メールなどとは違って、プライベート内容などを送ってしまうと送信先の相手以外の人が見てしまうことも十分に考えられます。
そのためFAXを送る際には必ずその内容が本人以外の者に見られたとしても問題ないものであるということをしっかりとチェックしておくようにしてください。

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