いくつものマナーが問われる折り返し電話

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折り返し電話のマナーは意外と難しい

仕事をしていれば、相手の電話にタイミング悪く出ることができないということはよくあることです。
そんな時、折り返しの電話をかけることになりますが、折り返し電話にもビジネスマナーが問われます。
相手の電話に出ることができなかった場合、絶対にやってはいけないことは折り返し電話をかけないことです。
なかには、メールでの返信だけで良いと思う人もいるようですが、基本的にかかってきた電話に対してメールだけで返信してはいけません。
相手は用事があって電話をかけてきていることを忘れてはいけないということです。
そのため、メールでの返信だけで済ませるのではなく、必ず折り返し電話を行うことが大切です。
ただし、相手から「メールだけで結構です。」と伝言や改めてメールが届いている場合は、メールでの対応で問題ありません。
そうでない限り必要になる折り返し電話のかけ方ですが、取引関係にある知り合いの場合とそうでない場合とでは、折り返し電話のマナーも少し異なります。
知り合いからの電話の場合は、「お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。先ほどはお電話に出ることができず申し訳ありませんでした。」と名前を伝えると同時に電話に出ることができなかったことを謝罪し話を始めることが大切です。
一方、知らない人からの場合は、「○○株式会社の○○でございます。先ほど、お電話を頂きましたのに出ることができず申し訳ございません。今、お時間はよろしいでしょうか。」と相手への気遣いを忘れてはいけません。

伝言が残されていた場合の折り返し電話のマナー

電話に出ることができなかった場合、伝言が残されていることは少なくありません。
電話があった社名と担当者の名前だけではなく、簡単に電話の内容の伝言が残されていた場合は、折り返し電話をかける前に伝言内容に目を通し必要な資料などを手元に揃えたうえで折り返し電話をかけます。
折り返しの電話をかけるということは、その間、相手を待たせている状態とも言えます。
そのため、少しでもスムーズに話を進めるための準備を行い折り返しの電話をかけるが大切です。

折り返し電話をかけたら相手が不在だった場合

折り返し電話をかけたら、今度は相手が不在だった…。ということも少なくありません。
そのよう場合、相手に折り返し電話の電話をもらうべきか、自分でかけなおすべきか迷うところです。
そのような時は急用でない限り自分から再度、折り返し電話をかける方が無難です。
特に相手の立場が上の場合やお客様の場合はなおさらです。
相手に折り返し電話の電話を掛けさせるのはマナー違反となります。
そのため、相手が不在だとわかった際に「では改めてかけ直させて頂きます。何時頃おかけしたら良いでしょうか？」と確認しておくと安心です。
もし、電話の内容が急を要する場合は折り返し電話をお願いしておいた方が安心です。
その際は、自分の名前などをハッキリと伝えどのような件で電話をかけたのか明確に伝えておくことが大切です。
「○○会社の○○と申しますが、○○の件でお電話を差し上げました。」と伝え、「至急確認したいことがございますので、○○様がお戻りになられたらお手数ですがお電話頂けるようにお伝え頂けますか？」と言づけておきます。
その際、電話口の方の名前を確認しておくと安心です。
また、留守番電話だった場合は、「お世話になっております。〇〇会社の○○と申します。○〇の件で電話を差し上げました。お手すきの時に折り返しお電話をお願いします。」と的確にそして、丁寧に伝言を残しておく必要があります。

折り返し電話もプロに任せれば安心！

仕事が立て込んでいるときや外回りが多い人にとって、電話に出ることが難しいことは少なくありません。
その結果、どうしても、折り返し電話への対応が増えてきてしまうことになります。
そのよう場合はプロに任せてみてはいかがでしょうか。
折り返し電話をプロに任せることで的確に折り返し電話への対応を行うことが可能になります。

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