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電話を3コール以内で取る理由とそれに対する対処法

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電話を3コール以内で取る理由とは?

電話のコール音は1回約3秒となります。
そのことから、3コールの時間は10秒程だということがわかります。
この10秒という時間は、電話をかけ電話を取るまでに待つ時間と考えると結構長く感じてしまいます。
特にビジネスにおいて、長い時間待つということは、その分、相手を不快に思わせてしまう可能性が高くなります。
その結果、問題なく進むような話でも進まなくなってしまうほか、相手がお客様の場合、商品の購入、契約自体を取りやめてしまうかもしれません。
そのようにならないためにも電話は3コール以内で取る。
相手を待たせない。
といったことが大切になります。
実際、多くの会社では1コールで電話に出ています。
なかには、電話のランプと同時に電話に出るよう指導しているところもあるほどです。
電話のコールの場合、タイムラグが発生します。
そのため、厳密に言えば電話をかける側の1コールは受ける側で2コールくらいの差があると言われています。
そのことを頭に入れ対応することも大切です。
また、電話対応の評価において、早いスピードで電話に出るということは、それだけ十分な教育が行われているといった評価にもつながります。
また、相手への評価だけではなく、自社の規律性も高まる電話対応のスピード。
3コール以内で取ることを義務付けることで、「自分が取らなくても誰かが取るだろう。」「
電話対応は自分ではなく事務の仕事だ。」などといった考えが社内からなくなり、社内全体が引き締まります。

3コールで電話に出ないとどのようなデメリットが考えられるのか?

では、3コールで電話に出ることができない場合、どのようなデメリットが考えられるのでしょうか。
その答えは、かける側の立場になって考えてみるとわかりやすいと思います。
電話のコール時間というものは、かける側にとって長く感じるものです。
その結果、イライラしてしまうことが考えられます。
また、個人宅ではなく会社への電話の場合、コール時間が長ければ長いほど、会社のレベルが問われます。
なかなか、電話に出ないような会社はレベルが低いと思われ、最悪の場合、信頼することができないとまで思われてしまう可能性があります。
基本的にどこの会社でも基本となる3コールでの電話対応。
そんな、当たり前のルールも徹底できていない会社など安心し取引することができないとまで思われてしまうかもしれません。

どのようにすれば3コールで電話に出ることができる?

では、どのようにすれば3コールで電話に出ることが可能になるのでしょうか。
まず大切なのが新人教育です。
新人教育では電話の取り方の研修も必ず行います。
その際、3コールで電話に出ることを徹底させることが大切です。
次に率先して、電話対応を行う人の評価を高めることです。
仕事中、誰でも手が止まってしまう電話対応は行いたくありません。
そんな中、率先して電話対応を行う人の評価を高めることが大切です。

難しい場合は電話代行サービスを!

そもそも電話対応が可能な社員が少ない場合や個人事業主の場合など、どれだけ3コールで電話に出たいと思っても物理的に難しいことも少なくありません。
また、頻繁に電話対応が必要な場合、3コールばかりに気を取られ思うように仕事が進まない場合も十分に考えられます。
そのような場合は、自社での対応が難しいと判断し電話代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
電話代行サービスを利用することで、社員が電話対応ばかり気にせず仕事に集中することが可能になります。
また、電話代行サービスはプロ集団です。
そのため、取引先やお客様を待たせることなく電話対応を行うことが可能です。
3コールで電話に出るといったことなど、電話代行サービスでは基本中の基本です。

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