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電話に営業時間外アナウンスを設定するメリットなどを解説

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電話に営業時間外アナウンスを設定するメリット

現在ほとんどの電話機には営業時間外アナウンスを設定する機能が付いていますが、その機能を利用するメリットは大きく分けて2つあると考えられます。

1つ目のメリットは、企業側の負担が軽減できるということです。
例えば、営業時間外アナウンスを設定していなければ、担当が電話に出て結果的に何かしらの対応をしなければならなくなることがあります。
それは企業として良いことでもあるのですが、一方で担当への負担が増えてしまい長期的に見て悪い影響が出ることも考えられます、

しかし、営業時間外アナウンスを設定さえしていれば、無駄に対応して負担が増えるといったことは事前に予防できるようになるわけです。

2つ目のメリットは人件費の削減です。
どういうことかと言いますと、営業時間外アナウンスは設定さえしていれば、誰1人そこにいなくともお客様からかかってきた電話に対応することができます。
それはつまり本来対応するために必要としていた人件費を削減できるということにつながるのです。

ちなみにこの他にも印象の良いアナウンスを設定することで基本のイメージが上がるといったものや営業時間をお客様に知ってもらえるといったメリットも存在しています。

電話に設定する営業時間外アナウンスの内容に必要なこと

営業時間外アナウンスを設定しようとする時にほとんどの方が悩むのがその内容です。

もちろん内容というのはそれぞれの企業などによって変わりますが、基本的にはある2のことについては最低限入れておく必要があると考えられます。

1つ目は営業時間についてです。
なぜならいつ電話すれば対応してくれるのか、ということをはっきりと伝えておく必要があるからです。

そして2つ目は改めて電話をしてもらう文章になります。
例えば、営業時間について説明した後に「大変恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しください」といったような文章を入れるのです。
なぜならこうするだけでもお客様に対して、不明点が残らないようになるからです。

ちなみに現在ではアナウンスの内容を代行で作成するサービスも存在しますので、内容について決められない方はそういったサービスを使ってみるのも良いでしょう。

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