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複数社名で電話秘書に依頼する

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一人の電話秘書が複数の会社へ様々な方法で連絡する

電話秘書が代行後に依頼された複数社に連絡する方法は、状況に合わせた様々なやり方があり、依頼した複数社は状況に合わせ取次手段を選ぶことが可能です。

最もメジャーな方法は相手側からの電話を携帯に転送するやり方で、電話秘書は内線同様に取り次いでくれるので、相手側に不自然に感じられることはありません。

取り次ぐ時には社名や部署名を相手側に正確に伝えてくれる為、電話秘書ではなく正規の社員との印象を与えることも出来るのです。

転送された後は懸念なく通話することが可能である為、商談や受注などをその場で纏めたい時に助かります。

不在時に電話を転送され、こちらが通話できない状況にあるケースでは電子メールや携帯のメールで入電した内容が複数の社名を用いて伝えることが可能です。

メールの中身は電話の相手・時間・用件などであり、このメールを読むことで敏速に折り返しの電話を掛けられます。

バーチャルオフィスには電話代行が便利

電話代行とは会社に掛かる電話に対し、その会社にいる秘書と同様な対応するサービスであり、電話を掛けてきた相手とその内容はEメールで連絡して貰えるのです。

電話代行サービスを利用すると、契約者は不在との設定で対応してくれる為、Eメールを見てから折り返し電話をしても違和感がありません。

バーチャルオフィスは個人で仕事をするので、秘書や事務員を配置することなく電話の対応をしてくれるシステムに対して適合しています。

レンタルオフィスやバーチャルオフィスには電話代行を併設していることも多く、契約書に電話代行が含まれているケースがあるのです。

電話代行はオペレーターが顧客からの電話を受けて対応するサービスである為、電話応対のスキルが大切となります。

電話代行の利用を知られるのは会社の信用を損ねるケースあるので、オペレーターは常に厳しい研修を受けていますが、代行会社によっては同じ会社は同じオペレーターが受け持つなどの気配りをしているのです。

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